Voor deze challenge (de pomodoro techniek) heb je maar twee dingen nodig: een kookwekker en een uur de tijd. Zet je wekker en werk één uur onafgebroken aan het belangrijkste wat je die dag moet doen.
Laat je niet afleiden: zet je notificaties uit – als die niet al uit stonden –, pauzeer je email en zet je telefoon op Niet storen. Je zult zien dat je in dat ene uur meer bereikt als de hele rest van je dag.
Een belangrijke denker achter deze manier van focussen, is de Italiaan Francesco Cirillo. Hij is de man van de pomodoro techniek. Pomodoro betekent tomaat in het Italiaans, maar met eten heeft deze techniek weinig van doen – de kookwekker waarmee hij zijn kennis opdeed, had nu eenmaal de vorm van een tomaat.
Hij ontdekte dat de ideale tijd om te focussen 25 minuten was, en besloot alles wat hij moest doen op te delen in pomodoro’s: ononderbroken periodes van 30 minuten. 25 minuten werken aan één taak, vijf minuten pauze.
Doe in die vijf minuten niets ingewikkelds, maar geef je hersenen de tijd de om alles te verwerken wat je de afgelopen 25 minuten allemaal hebt gedaan.
De aanpak in een notendop: noteer allereerst op een papier wat je die dag wilt doen en rangschik op prioriteit. Verdeel die taken in pomodoro’s, eenheden van een half uur. Als je denkt drie uur nodig te hebben voor het maken van een presentatie, schrijf dan ‘zes pomodoro’s’. Zet je wekker en ga aan de slag.
Een belangrijke regel: een pomodoro is ondeelbaar. Zorg ervoor dat je geen afleiding hebt: zet je notificaties uit, je telefoon op niet storen, pauzeer de inbox van je email (wie Gmail heeft, kan dat bijvoorbeeld doen met Boomerang). Je zult merken dat je dan nóg interrupties hebt. Die kunnen vanuit jezelf komen (als je opeens naar de wc moet, of dorst krijgt) of extern: iemand die aan je bureau staat, toch een beller of een echt noodgeval.
Bij interne prikkels zegt Cirillo: noteer op je papier een apostrof en probeer met nog meer toewijding je 25 minuten vol te krijgen (want een pomodoro is ondeelbaar). Je negeert je impuls dus niet, maar je geeft er niet aan toe. Bedenk je iets wat acuut moet gebeuren? Noteer het onder het kopje ‘ongepland en urgent’.
Bij externe impulsen zeg je de beller dat je binnen een half uur (na je pomodoro dus!) kunt terugbellen, zet je een streepje op je papier, en noteer je dat ook weer onder ‘ongepland en urgent’, met de juiste deadline erachter. E-mail kan altijd een half uur wachten, en échte noodgevallen dienen zich, zo blijkt, eigenlijk maar heel weinig aan.
Als je een half uur hebt volgemaakt, noteer je een kruisje achter je taak. Als je klaar bent, bekijk je hoeveel pomodoro’s je werk heeft gekost, hoeveel interrupties je had en wat erbij is gekomen op je to do-lijst. Heel leerzaam.
